¿Qué son las cuentas departamentales?

ℹ️ Este artículo está dirigido a staff.

Las cuentas departamentales son cuentas institucionales asociadas a un área o función (preceptoría, dirección, secretaría, etc.) y no a una persona en particular. Están pensadas para que varios usuarios autorizados puedan acceder con las mismas credenciales y dar continuidad a la gestión aunque el titular no esté disponible.

¿En qué se diferencian de una cuenta personal?

Casos de uso habituales

• 🗂️ Preceptoría de un curso: todas las preceptoras/es del turno acceden a la misma cuenta para recibir mensajes de las familias del curso y coordinar la comunicación.
• 🏫 Equipo directivo: acceso compartido a una cuenta departamental de dirección para visualizar comunicaciones dirigidas al área aunque algún miembro no esté ese día.
• 📋 Secretaría / Administración: continuidad en la atención de trámites y mensajes sin depender de una sola persona.

¿Cómo se ingresa?

1. En la pantalla de inicio de sesión, en el campo 🆔 DNI se ingresa el nombre del departamento configurado (por ejemplo, preceptoria1ro), no un número de documento.
2. Se ingresa la 🔑 clave compartida del departamento.
3. Se accede con los permisos definidos para ese departamento.

ℹ️ Si algún usuario no sabe el nombre exacto o la clave del departamento, debe consultarlo con la dirección o con quien coordine el área.

¿Cómo las encuentro en el listado de usuarios?

Las cuentas departamentales conviven con las personales dentro del módulo Usuarios, normalmente en el grupo Staff (o en Todos). Como no se asocian a una persona, se reconocen por algunos detalles:

• No tienen DNI. En la columna Documento figuran como OTRO seguido del identificador del área (por ejemplo, OTRO preceptoriatt), en lugar de un número de documento.
• El nombre describe el área, con el formato NIVEL, Área (por ejemplo, SECUNDARIO, Preceptoría Turno Tarde o SECUNDARIO, Secretaria), no un apellido y nombre.

Para ubicar una, ingresá al grupo Staff (o Todos) y usá el 🔍 buscador con el nombre del área (por ejemplo, "Preceptoría", "Secretaría", "Rectoría") o con su identificador (por ejemplo, preceptoriatt). No la busques por DNI, porque no tiene.

Gestión de la clave

• La clave la definen los usuarios del departamento al ingresar por primera vez.
• Si la clave se pierde o hay que rotarla, la institución puede solicitar un reseteo escribiendo a [email protected]. Se asigna una nueva clave provisoria y luego el departamento la actualiza.

⚠️ Al tratarse de una cuenta compartida, se recomienda modificar la clave cada vez que un miembro deja de formar parte del departamento, para mantener el acceso controlado.

Solicitar una cuenta departamental nueva

Para dar de alta una cuenta departamental nueva, la institución debe escribir a [email protected] indicando:

• Nombre del área o departamento.
• Nivel y/o cursos a los que corresponde (por ejemplo, "Preceptoría de 1° año - Secundaria").
• Función que debe cumplir (recibir mensajes, visualizar reportes, etc.).